4 вопроса о расчетах наличными: как не нарушить кассовую дисциплину

Может ли учредитель выплатить зарплату почтовым переводом от имени ООО

 В отношении ООО трудовая инспекция вынесла решение перечислить работнику зарплату, не выплаченную в срок. Деньги работнику от имени ООО перевел учредитель почтовым переводом из личных средств. Сдать в банк эти деньги как заем от учредителя и перевести эту зарплату работнику из банка не было возможности, так как происходит смена гендиректора и нет еще ЭЦП на нового. Можно ли оформить эту сумму в кассу в качестве займа, а затем выдать под отчет с последующим отчетом о почтовом переводе?

— Сразу скажем, что выплата работнику зарплаты в рамках трудовых отношений — это обязанность работодателя. В ТК РФ нет норм, позволяющих выплачивать зарплату через третье лицо. По общему правилу учредитель не отвечает по обязательствам ООО, в частности не несет субсидиарной ответственности по выплате зарплаты работникам этого ООО (это возможно только в рамках процедуры банкротства ООО при выполнении определенных условий). В вашей ситуации деньги работнику переводит не организация, а учредитель из личных средств. Поскольку работник и учредитель вашей компании не связаны трудовыми отношениями, фактически имеет место перевод денег между двумя физлицами, и это не может считаться выплатой зарплаты (впоследствии работник вправе потребовать ее выплаты от работодателя).

Заметим также, что по заявлению сотрудника организация-работодатель может перечислить ему зарплату почтовым переводом при условии, что такой способ выплаты заработной платы предусмотрен трудовым и/или коллективным договорами. Заявление необходимо подать минимум за 15 дней до выплаты зарплаты.

Отправить работнику зарплату переводом через Почту России можно, если он сам попросил об этом, а такой способ выплаты зарплаты предусмотрен трудовым и/или коллективным договором

Что касается оформления суммы в кассу ООО, то компания может получить заем наличными от учредителя, но вот выдать эти наличные сразу под отчет, без предварительной сдачи этих денег на банковский счет организации, не получится, поскольку это будет нарушением кассовой дисциплины. К тому же нельзя выдать деньги под отчет учредителю (ведь это он перевел соответствующую сумму работнику), если он сам одновременно не является сотрудником компании или с ним нет договора ГПД. Если же заем оформить без зачисления средств на счет компании или в кассу, то у ООО возникнут сложности при его возврате учредителю. Поскольку фирма деньги взаймы фактически не получала, проверяющие могут квалифицировать погашение задолженности перед учредителем как выплату дохода, это грозит доначислением НДФЛ.

А еще вам важно иметь подтверждение того, что компания выплатила зарплату своему сотруднику: это необходимо не только для закрытия обязательства перед работником в учете, но и для исполнения решения трудовой инспекции, которое могут проверить. Если вы найдете способ оформить выплату зарплаты через учредителя, то появится проблема с НДФЛ у работника (кто должен исчислить налог и уплатить его в бюджет).

Полагаем, что безопаснее поступить так: вы можете снять наличные деньги с расчетного счета компании (либо использовать наличную выручку организации) и по ведомости под подпись выдать зарплату этому работнику с учетом компенсации за ее задержку. Работнику придется вернуть учредителю полученные от него почтовым переводом деньги (учредитель при получении своих денег обратно должен выдать работнику расписку).

Можно ли выдавать зарплату наличными за счет денег, полученных от продажи ОС

 Организация (в реестре МСП) продала основное средство. Деньги (более 1 000 000 руб.) остались в кассе по распоряжению директора. Можно ли из этих денег выдавать заработную плату и под отчет? Или только такой алгоритм действий: сдать в банк на расчетный счет, снять со счета? Если не сдавать, а выдавать зарплату по ведомости/РКО, какие последствия могут быть для общества? Сотрудники сами не против несколько месяцев получать зарплату наличными деньгами.

— В общем случае организация может расходовать наличные на выплату зарплаты работникам или выдачу им денег под отчет за счет средств, поступивших в кассу:

•либо с ее банковского счета;

•либо в виде наличной выручки за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги.

Иных источников поступления наличных денег, которые можно потратить на зарплату и выдачу под отчет, минуя банковский счет, в Указаниях ЦБ не предусмотрено.

Официальных разъяснений или судебной практики по аналогичным случаям мы не нашли, поэтому полагаем, что возможны два варианта действий.

Вариант 1. Безопасно рассуждать так. В вашем случае наличные поступили в кассу от продажи основных средств, а не товаров. Ведь выбывающие объекты ОС не являются ни товаром, ни готовой продукцией (в противном случае такие объекты не признавались бы основными средствами и учитывались бы соответственно на счетах 41 «Товары» и 43 «Готовая продукция»). В бухучете доходы от продажи ОС относятся к прочим доходам, тогда как выручка от продажи продукции и товаров признается доходом от обычных видов деятельности.

А раз наличные в кассе — это не выручка от реализации товаров (работ, услуг), то деньги должны быть предварительно сданы в банк. Если наличность не сдавать и выдавать из них заработную плату по ведомости/РКО, то проверяющими это может быть расценено как нарушение правил расчета наличными, установленных ЦБ. Штраф за нарушение кассовой дисциплины:

•для малых и микропредприятий — от 20 000 до 25 000 руб.;

•для их должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Срок давности привлечения к ответственности — 60 календарный дней со дня совершения нарушения.

Вариант 2. Если вы готовы к спорам с проверяющими, то используйте такой аргумент. С точки зрения ГК РФ и Закона о защите прав потребителей реализацию ОС по договору купли-продажи можно рассматривать как продажу товара. Тогда эту наличную выручку можно сразу тратить на выплату зарплаты и выдачу под отчет.

Можно ли выплатить комитенту его выручку наличными

 Организация-комиссионер продает товары комитента. Деньги от покупателей поступают на расчетный счет. Далее комиссионер снимает деньги со счета и за минусом комиссионного вознаграждения передает наличные комитенту. Не будет ли вопросов со стороны ФНС?

— Ограничений по направлениям расходования средств, снятых с расчетного счета, нет. Это означает, что если комиссионер, который по поручению комитента продает его товары, получает оплату за этот товар по безналу, то затем он может снять деньги с расчетного счета и выплатить комитенту его выручку наличными из кассы.

Если комитент — ИП или другая организация, то нужно соблюдать лимит расчетов наличными между двумя организациями, а также между организацией и предпринимателем — 100 000 руб. в рамках одного договора (для применения лимита срок действия договора, количество и периодичность платежей по договору не имеет значения). За превышение лимита расчета наличными организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб.

Можно ли хранить в кассе наличные, поступившие в погашение займа

 Наш сотрудник просит взаймы у фирмы, причем наличными, возвращать будет частями (ежемесячно) также наличкой. А у нас нет сейфа, наличную выручку мы не получаем. Можно ли нам принимать наличку от сотрудника и что дальше нужно делать с деньгами: в тот же день сдать в банк или можно хранить? Какие понадобятся документы?

— Для начала вам нужно заключить с сотрудником договор займа в письменной форме. При этом заем может быть выдан наличными, но только деньгами, которые вы предварительно сняли с расчетного счета. Ограничений по сумме займа, выданного наличными физлицу, нет. Выдачу оформите РКО.

И поскольку лимит расчетов наличными с физлицами не установлен, то вы можете принять от сотрудника наличные в любом размере. При поступлении денег составьте ПКО.

Теперь что касается хранения наличных. В принципе, можно держать средства в кассе (в сейфе или без), но только в пределах установленного самой компанией лимита остатка наличных (лимит не нужен, если ваша фирма — субъект МСП). Но хранить деньги, поступившие в погашение займа, смысла нет. Все дело в их использовании после поступления в кассу: возвращенный заем вы не сможете сразу расходовать на какие-либо нужды компании, минуя банк. Так что полученную наличность придется как можно скорее сдать в банк.