Доплата по больничным за счет работодателя: оформляем, рассчитываем, учитываем

Рассчитывать на больничные в размере 100% среднего заработка могут только работники со стажем от 8 лет. Если стаж меньше, то будут потери в заработке. А если у работника заработок выше предельной величины базы по взносам, то болеть невыгодно, даже несмотря на большой стаж. Но некоторые работодатели за свой счет доплачивают болеющим сотрудникам до фактического заработка/оклада, возмещая потери.

Из-за чего может понадобиться доплата к больничному

Сумма больничных нередко оказывается меньше того заработка, который мог бы получить сотрудник, если бы работал. Основных причин две:

•во-первых, размер пособия зависит от продолжительности страхового стажа. Чтобы получать больничные в размере 100% среднего заработка, нужен стаж 8 лет и более. А молодые сотрудники, которые не проработали и 5 лет, если заболеют, могут рассчитывать на пособие лишь в размере 60% среднего заработка;

•во-вторых, размер заработка, который может быть учтен при расчете пособия, ограничен предельной величиной базы по страховым взносам. Больничные в 2025 г. в общем случае рассчитывают исходя из заработка за 2024 и 2023 гг. При этом максимальные суммы, которые можно учесть, составляют 2 225 000 руб. и 1 917 000 руб. соответственно. То есть потери будут у тех работников, которые в прошлом году получали в среднем более 185 000 руб. в месяц.

Многие работники обращаются к врачам и оформляют больничный только в самых крайних случаях. Поскольку пособие не покрывает утраченный заработок полностью

Получается, и молодым специалистам, и работникам с высокими доходами, а в особенности молодым и хорошо зарабатывающим сотрудникам, болеть совсем невыгодно.

Но работодатель может предусмотреть доплату к сумме больничного. Ведь у него есть право устанавливать в коллективном договоре льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законодательством. И тут нет никаких правил и ограничений — все зависит от воли работодателя.

Как установить доплату к пособию по нетрудоспособности

В трудовых и/или коллективном договорах, в локальном нормативном акте (скажем, в положении об оплате труда) определите, в частности:

•кому положена доплата — всем или отдельным категориям работников. Допустим, только тем, кто отработал в организации не менее 1 года, или тем, кто трудится не менее 5 лет;

•в каких случаях начисляется (или не начисляется) доплата. Скажем, доплата может быть установлена на случай болезни или травмы самого работника. При этом к числу исключений могут быть отнесены ситуации, когда в ЭЛН есть отметка о нарушении режима или же указано, что заболевание или травма наступили вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением;

•размер доплаты. Чаще всего доплата устанавливается до фактического среднего заработка. Другие варианты: доплата до оклада, доплата до размера пособия, определенного без учета страхового стажа. При этом размер доплаты — это разница между суммой фактического среднего заработка (оклада, пособия без учета стажа), которая посчитана за период нетрудоспособности, и размером пособия, рассчитанного по правилам Закона № 255-ФЗ;

•порядок расчета доплаты. Тут нужно определить, за какой период будет рассчитываться фактический средний заработок. Например, за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала нетрудоспособности. Или, скажем, по правилам Закона № 255-ФЗ — за 2 предшествующих календарных года. Может быть и другой вариант. Кроме того, надо прописать, какие выплаты нужно учитывать при расчете фактического среднего заработка. Например, только зарплата и премии, а может, все выплаты, которые учитываются при расчете среднего заработка согласно Постановлению Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление № 922). И конечно, надо определить, за какие дни будет считаться средний заработок — рабочие или календарные.

Как видим, в рассмотренной ситуации суммы доплат по больничному до фактического среднего заработка, определенных по разным правилам, сильно различаются. При расчете по правилам, которые применяют для определения среднего заработка в предусмотренных ТК РФ случаях, доплата по больничному оказалась в 5,5 раза больше суммы, посчитанной с учетом подхода, предусмотренного Законом № 255-ФЗ.

Поэтому, если вы решили ввести доплату по больничным, рассмотрите разные варианты расчета и выберите наиболее подходящий для вас.

На следующем примере разберем, как посчитать доплату по больничному до оклада.

Сотрудникам, у которых стаж менее 8 лет, работодатель может предусмотреть доплату до 100% среднего заработка, посчитанного по правилам Закона № 255-ФЗ. Скажем, в рассмотренном выше примере размер такой доплаты составил бы 13 165,32 руб. (2 350,96 руб. х 14 дн. – 19 748,12 руб.).

Как считать налоги и взносы с суммы доплаты

НДФЛ. Доплата по больничным, как и само пособие по нетрудоспособности, облагается НДФЛ. Эти доходы формируют основную налоговую базу.

Но если организация применяет районный коэффициент к зарплате и платит северную надбавку, то, как и с любыми другими выплатами, посчитанными исходя из среднего заработка, встает вопрос о необходимости выделения из доплаты той части, что относится к районному коэффициенту и надбавкам. Доплата к больничным не является пособием. И если руководствоваться подходом, который озвучила ФНС, то придется выделять и облагать такую часть доплаты так же, как и доход в виде самих коэффициентов и надбавок.

Страховые взносы. Пособие по временной нетрудоспособности в сумме, рассчитанной по правилам Закона № 255-ФЗ, освобождено от обложения страховыми взносами, в том числе взносами на травматизм. А вот сумма доплаты по больничным в перечне выплат, не подлежащих обложению, не упомянута. Поэтому как выплата в рамках трудовых отношений она на общих основаниях включается в базу для начисления страховых взносов.

Важно определить, какие выплаты работника учитываются и по каким формулам считается доплата по больничному. Ведь в зависимости от порядка расчета размер доплаты может сильно отличаться

Налог на прибыль. Перечень расходов на оплату труда открытый. Учитывать можно любые выплаты в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и/или коллективным договором и на основании ЛНА включаются работодателем в систему оплаты труда. В числе приведенных в ст. 270 НК РФ расходов, которые нельзя признать при налогообложении прибыли, доплата по больничным не указана. И как разъясняет Минфин, если в организации доплата до фактического заработка оформлена как элемент оплаты труда, то эти суммы можно отнести на налоговые расходы.

Налог при УСН. Доплата по больничным прямо не поименована в закрытом перечне расходов, которые могут учитывать организации, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы». Однако такие суммы можно отнести на расходы как оплату труда.

Что же касается организаций, которые применяют УСН с объектом «доходы», то они могут уменьшать налог (авансовый платеж), в частности, на суммы больничных, выплаченных за первые 3 дня нетрудоспособности, а также на уплаченную сумму страховых взносов. Но доплату по больничным отнести на уменьшение налога нельзя, а вот страховые взносы, начисленные на всю сумму доплаты, можно.

Как доплату отразить в бухучете

Доплата к пособию по нетрудоспособности, которая является составляющей системы оплаты труда, относится в бухучете к расходам по обычным видам деятельности. В бухучете операции, связанные с начислением пособия по временной нетрудоспособности и доплаты к этому пособию, можно отразить следующими записями.

* * *

В заключение остановимся на вопросе учета суммы доплаты к пособию по временной нетрудоспособности при последующем расчете среднего заработка, сохраняемого, скажем, на период отпуска, командировки. По общему правилу при расчете среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя. А как мы сказали в начале статьи, доплату по больничному организации обычно устанавливают именно как элемент системы оплаты труда. Но вместе с тем из расчета исключается время, когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности, и начисленные за это время суммы. А значит, доплату к больничным, пусть и являющуюся элементом оплаты труда, не надо учитывать при определении среднего заработка в дальнейшем.

КАЛИНЧЕНКО Екатерина Олеговна, ведущий эксперт