УПД с 2026 года придется внедрить большему числу предприятий. Дело в том, что с этой даты утрачивают силу электронные форматы (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@):

• документа о передаче товаров при торговых операциях;
• документа о передаче результатов работ (услуг).

В связи с чем налогоплательщики не смогут обмениваться через операторов ЭДО такими электронными документами, как:

• товарная накладная;
• акт выполненных работ.

Чтобы создавать акты и накладные в электронной форме, нужно будет использовать формат универсального передаточного документа (УПД) 5.03 (утв. приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). При этом необязательно сочетать первичку со счетом-фактурой, они могут идти как вместе, так и врозь:

Переход на УПД с 2026 года: для кого обязателен, а для кого нет

Обязательное применение УПД с 1 января 2026 года затронет тех налогоплательщиков, кто сейчас принимает и отправляет накладные и акты по форматам, которые будут отменены (приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552).

При этом неважно, какую систему налогообложения они используют, а также являются они плательщиками НДС или нет.

Переход на УПД с 01.01.2026 не потребуется:

• если документооборот бумажный — например, если вы сейчас обмениваетесь бумажными актами и электронными счетами-фактурами, то можно работать так же и в 2026 году (информация ФНС от 07.10.2025, пояснения в ТГ-чате ФНС):
  

Кстати, бумажный УПД с 01.01.2026 также остается в ходу, если вы работаете с неформализованными электронными документами, например, акты составляете в произвольной форме (информация ФНС от 07.10.2025) — в своем ТГ-чате ФНС поясняет, что в таком случае при представлении документа в ФНС его нужно распечатать и заверить надлежащим образом:

• если документы составляются в иных форматах, как, например, формы КС — для форм КС-2, КС-3 утвержден свой формат (приказ ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@), он сохраняет действие в 2026 году, соответственно, налогоплательщики могут по-прежнему формировать электронные «КСки» и электронные счета-фактуры раздельно, переход на УПД с 2026 года им не нужен. Это налоговая тоже подтверждала в Телеграм:

УПД с 2026 года: подсказки по переходу

Если вы еще не применяете универсальный передаточный документ, и для вас переход на УПД с 01 января 2026 года обязателен, рекомендуем не откладывать дело в долгий ящик и начать внедрять его в документооборот уже сейчас.

УПД посвящена отдельная рубрика нашего сайта. А для более детальной проработки вопроса рекомендуем изучить материалы КонсультантПлюс. В числе прочего, из разъяснений экспертов вы можете узнать:

• в каких случаях надо использовать счет-фактуру, а не УПД;
• подходит ли вам форма УПД, рекомендованная ФНС, или нужно её доработать;
• как провести инструктаж среди своих сотрудников, чтобы они грамотно работали с документом;
• нужно ли предупреждать контрагентов о том, что вы переходите на УПД;
• можно ли оформлять УПД на аванс;
• как продавцу выставить электронный УПД, а покупателю получить его и др.

Итоги

УПД с 1 января 2026 года должен заменить электронные накладные и акты, но не во всех случаях. Всё зависит от того, с какими форматами этой первички вы работаете сейчас: если с отменяемыми — с 1 января только УПД, а если нет, можете продолжать работать, как раньше.

Автор: Елена Сигаева