Шпаргалка по зарплатным налогам работников-дистанционщиков

Вопрос 1. Различаются ли НДФЛ-ставки для россиян и иностранцев, работающих удаленно по трудовому договору?

Нет. В целях НДФЛ гражданство физлица или наличие вида на жительство никакого значения не имеет. Обычно на ставку влияет налоговый статус физлица — резидент РФ (если находился в России 183 календарных дня и более в календарном году) или нерезидент (если находился в РФ менее 183 календарных дней в календарном году).

Но при удаленной работе неважен даже налоговый статус работника, поскольку с 01.01.2024 введен новый принцип обложения НДФЛ доходов работников, с которыми заключен трудовой договор о дистанционной работе. С указанной даты источник выплаты дохода определяется по месту нахождения работодателя, а не работника (как это было в 2023 г.). И если доходы выплачивает российский работодатель или обособленное подразделение иностранной организации, зарегистрированное в России, то это доходы от источников в РФ. Доходы резидентов и нерезидентов надо облагать НДФЛ по одинаковым ставкам — от 13% до 22% в зависимости от суммы годового дохода работника. Разница лишь в том, что нерезидентам не положены налоговые вычеты (стандартные на детей, социальные и имущественные). Тут главное, чтобы договор был заключен по правилам гл. 49.1 ТК РФ.

Справка

Если в трудовом договоре (допсоглашении к нему) не зафиксирован удаленный порядок работы, то:

•доходы резидентов РФ (россиян и иностранцев) облагают по пятиступенчатой шкале — от 13% до 22% в зависимости от суммы дохода за год;

•доходы нерезидентов РФ (россиян, а также иностранцев, не входящих в «льготные» категории) облагают по ставке 30% независимо от суммы дохода за год;

•доходы нерезидентов-иностранцев из «льготной» категории с первого дня работы облагают по таким же пяти ставкам, как и у резидентов, но без предоставления вычетов. К «льготникам» относятся: граждане из стран — членов ЕАЭС (Республик Беларусь, Казахстан, Армения и Киргизия); иностранцы, работающие на основании патента (временно пребывающие на территории РФ безвизовые иностранцы, в частности граждане Узбекистана, Таджикистана); иностранцы-ВКС; иностранцы, имеющие удостоверение беженца (или получившие временное убежище).

Вопрос 2. Для НДФЛ-ставки имеет значение указание места удаленной работы — в России или за границей?

Нет. Принцип удаленки заключается в том, что работник трудится вне места расположения работодателя и взаимодействует с ним через Интернет и телефон. Но условие о дистанционной работе и место работы обязательно должны быть указаны в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Например, в трудовом договоре можно написать так: работник постоянно выполняет трудовую функцию вне места расположения работодателя. А место работы зафиксировать следующим образом:

•либо указать, что место работы сотрудник определяет сам;

•либо указать населенный пункт, где работник исполняет свои обязанности. Обычно конкретный адрес не нужен, достаточно указать только город, где проживает работник.

И только при таких условиях трудового договора можно применять НДФЛ-ставки для дистанционных работников.

Вопрос 3. Можно ли заключать трудовой договор о дистанционной работе с сотрудником, который работает из-за рубежа? Нужно ли с работником, который переезжает жить и работать за границу, перезаключать вместо трудового договора ГПД?

Вопрос о возможности оформления трудовых отношений с человеком (независимо от гражданства), проживающим за границей, неоднозначный. По мнению Минтруда, заключение трудового договора о дистанционной работе с гражданином для ведения трудовой деятельности за пределами РФ не допускается. А следует оформлять ГПД, поскольку за границей не действует российское трудовое законодательство, невозможно обеспечить безопасные условия труда и не получится расследовать несчастный случай на производстве, если он произойдет.

Однако Госинспекция труда в г. Москве указывает на то, что ТК РФ не содержит прямого запрета принимать на дистанционную работу лицо, проживающее за границей, а трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем. И в случае указания в трудовом договоре места выполнения работы «территория другого государства» работник вправе выполнять работу дистанционно на территории другого государства. Да и подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ в принципе относит удаленную работу с российским работодателем к доходам от источников в России, что косвенным образом допускает выполнение сотрудником работы за границей. И если работодателя устраивает работа сотрудника за границей, то местом работы можно указать город, в котором он будет проживать за границей, проблем быть не должно.

Более того, если работник на самом деле выполняет трудовую функцию (работает на определенной должности, исполняет свои обязанности только в рабочее время, установленное правилами внутреннего трудового распорядка, выполняет указания работодателя и т. п.), то, на наш взгляд, перезаключать вместо трудового договора ГПД не следует. Ведь подмена трудовых отношений гражданско-правовыми тоже приведет к претензиям:

•как со стороны работника — если он обратится в суд и договор признают трудовым, вас могут обязать выплатить работнику все, что полагалось ему по трудовому договору;

•так и со стороны СФР — если они обнаружат трудовые отношения при выездной проверке, то переквалифицируют ГПД в трудовой договор и доначислят взносы на травматизм, которые обычно не платят при ГПД.

Но если работодатель не согласен, чтобы сотрудник работал за границей, тогда он может уволить его, если считает, что это повлекло невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. 

Внимание

Если вместо трудового договора о дистанционной работе будет перезаключен ГПД с местом выполнения работы за границей, тогда при исчислении НДФЛ нельзя будет применять норму подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ. Надо будет выяснять, относится ли доход по ГПД при выполнении физлицом работ/оказании услуг за границей к доходам от источников в РФ (то есть придется разбираться, какую норму НК применять — подп. 6.3 п. 1 ст. 208 либо подп. 6 или 6.1 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Вопрос 4. После переезда сотрудника на удаленную работу за границу при согласии работодателя есть ли особенности по НДФЛ и взносам для работников-россиян и иностранцев?

НДФЛ. Тут неважно, россиянин или иностранец уехал за границу. Если решили оставить дистанционный трудовой договор, то в обложении доходов работника НДФЛ почти ничего не изменится. С выплат ему как удаленщику по-прежнему надо удерживать НДФЛ по пятиступенчатой шкале ставок от 13% до 22% в зависимости от суммы его дохода за год. Но налоговый статус работника придется отслеживать, если вы предоставляли ему вычеты, иначе вы неверно рассчитаете налог. Ведь нерезидентам по НК вычеты не положены.

Страховые взносы. А вот для взносов важно, кто уехал жить и работать за границу — россиянин или иностранец.

Если уехал иностранец, то с начисляемых ему по трудовому договору выплат работодатель не должен исчислять страховые взносы. Минфин разъяснял, что иностранные граждане, которые не пребывают и не проживают на территории РФ, не относятся к застрахованным лицам по обязательному социальному страхованию в РФ (пенсионному, медицинскому, на случай временной нетрудоспособности и материнства). Застрахованными лицами по ОПС, ОМС и ВНиМ являются только те иностранные граждане, которые проживают или пребывают на территории России.

А если уехал белорус, нужно учитывать нормы Договора между РФ и РБ о сотрудничестве в области социального обеспечения от 24.01.2006, поскольку им для работника предусмотрена возможность выбора законодательства о социальном страховании — либо РБ, либо РФ. Для этого работник должен подать своему работодателю заявление. Поэтому если белорус, работающий удаленно на территории РБ, не подавал российскому работодателю заявление, что он выбирает обязательное (государственное) социальное страхование по законодательству РБ, то работодатель по-прежнему должен начислять страховые взносы с выплат этому работнику. А вот если работник подал заявление о том, что он выбрал соцстрахование по законодательству РБ, то с выплат ему по трудовому договору не нужно начислять страховые взносы.

Если же уехал россиянин, тогда ничего не изменится. Неважно, где он выполняет работу, он по-прежнему является застрахованным лицом по всем видам обязательного страхования, и с начисляемых ему выплат по трудовому договору работодатель должен исчислять страховые взносы, как и до его отъезда.

Взносы на травматизм. Для этих взносов тоже не имеет значения гражданство уехавшего работника. Их придется начислять с выплат и россиянину, и иностранцу. Ведь обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве подлежат физлица, с которыми заключены трудовые договоры. И действие Закона № 125-ФЗ распространяется не только на граждан РФ, но и на иностранных граждан. При этом ничего не говорится про статус иностранцев (временно пребывающий или временно проживающий в РФ). Также в Законе не указано, что иностранцы должны работать именно на территории России. Поэтому получается, что даже если иностранец будет дистанционно работать за границей, то с выплат ему по трудовому договору придется начислять и уплачивать взносы на травматизм. Конечно, тут возникает противоречие: российский работодатель расследовать несчастный случай за границей не может, а взносы платить должен. Но тут уж ничего не поделаешь.

Вопрос 5. Доходы дистанционного директора-нерезидента тоже облагаются по «льготным» ставкам, как и доходы других удаленных работников?

Нет. По мнению Минфина, норму подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ про дистанционных работников нельзя применять к руководителю организации. Ведь в НК есть специальная норма — подп. 6 п. 1 ст. 208, согласно которой доходы директора (в том числе и заработная плата), получаемые от российской организации, всегда относятся к доходам от источников в России независимо от места, где директор фактически исполняет возложенные на него обязанности. И налогообложение его доходов зависит от его налогового статуса. Поэтому если дистанционный директор является нерезидентом РФ, то любые доходы, полученные им от российской компании, облагаются НДФЛ в России по ставке 30% 

Вопрос 6. Если работник-дистанционщик живет в регионе, где применяются районные коэффициенты (РК) и северные надбавки (СН), а организация там не находится, нужно ли ему платить РК и СН и отдельно считать по этим доходам НДФЛ?

Да, РК и СН надо начислять к зарплате работника в зависимости от места выполнения им трудовой функции, а не от места нахождения работодателя, в штате которого состоит работник. При нахождении работника в особых регионах в качестве места выполнения трудовой функции лучше указать место его постоянного проживания, например г. Мурманск. Чтобы было понятно, почему, например, московский работодатель платит РК, СН и НДФЛ с этих доходов на специальные КБК.

Но имейте в виду, что спецставки для РК и СН надо применять только к доходам работников — резидентов РФ. А вот выплаты нерезидентам (например, иностранцам на патенте) не нужно делить на две НДФЛ-базы, все доходы следует включать в основную базу и облагать по пяти ставкам 

Вопрос 7. Если работник-удаленщик, являющийся нерезидентом, возвращается в Россию и продолжает работать дистанционно, тогда по какой ставке считать НДФЛ?

Несмотря на нерезидентский статус вернувшегося, поскольку работа по-прежнему остается дистанционной (изменения в трудовой договор не вносили), с доходов работника нужно продолжать исчислять НДФЛ по пятиступенчатой шкале ставок, но без предоставления вычетов (см. ответ на вопрос 1).

Вопрос 8. С начала 2025 г. удаленный сотрудник работал за границей, а в сентябре вернулся в РФ и вышел на работу в офис. Он нерезидент. До выхода в офис его доходы облагали налогом по ставке 13% как удаленщика. Как исчислять НДФЛ после его выхода в офис?

Получается, что в трудовой договор (допсоглашение к нему) были внесены изменения и работа сотрудника с даты выхода в офис (в сентябре) перестала быть дистанционной, то есть стала обычной. И поскольку он нерезидент, то со всех доходов, полученных начиная с даты выхода в офис в сентябре, надо исчислять НДФЛ по ставке 30%. При этом, как нам разъяснил специалист ФНС, пересчитывать налог по ставке 30% с доходов, полученных с января 2025 г. до даты выхода в офис в сентябре, нет оснований. Ведь в указанный период сотрудник работал дистанционно, а значит, надо применять нормы подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ и пятиступенчатую шкалу НДФЛ с этих доходов. В такой ситуации не предусмотрен пересчет НДФЛ с этих доходов по другой налоговой ставке (30% вместо ставок от 13% до 22%), даже если по итогам года работник останется нерезидентом РФ (см. интервью с Дмитрием Морозовым в , 2024, № 22).

Вопрос 9. С начала 2025 г. сотрудник работал в офисе, его доходы облагали по ставке 13%. А в июне его перевели на дистанционную работу, и он уехал за границу. Работодатель был не против. Но на 31.12.2025 у сотрудника будет статус «нерезидент РФ». Должен ли работодатель пересчитать НДФЛ по ставке 30% с доходов сотрудника, полученных с 01.01.2025 до даты заключения допсоглашения в июне 2025 г. и перевода на дистанционную работу?

Да. Тут зеркальная ситуация с той, что рассмотрена в ответе на вопрос 8. То есть доходы, полученные работником с даты перевода на удаленку (в июне) и до конца года, облагаются НДФЛ по «дистанционным» правилам, а именно: по пяти ставкам в зависимости от суммы дохода за год.

Однако на конец года сотрудник станет нерезидентом РФ. И в этой ситуации, как разъяснил нам специалист ФНС, работодатель должен пересчитать НДФЛ по ставке 30% с доходов, полученных за период обычной работы (не удаленной), то есть с января 2025 г. до даты перевода на удаленку в июне. О том, что в этом случае нужно заполнить одну справку о доходах работника за год с кодом статуса плательщика «8» и двумя НДФЛ-ставками — 13% и 30%, нам также пояснял специалист ФНС.

Вопрос 10. Если удаленному работнику вручили подарок, то по какой ставке надо исчислить НДФЛ с его стоимости?

Прежде всего напомним, что не облагается НДФЛ стоимость подарков в пределах 4 000 руб. за календарный год. Если же подарок дороже, то под налогообложение подпадает сумма свыше 4 000 руб.

Далее надо выяснить налоговый статус получателя подарка. Если работник — нерезидент РФ, то все доходы, в том числе и стоимость подарков, надо облагать НДФЛ по ставке 30%.

Если работник — резидент РФ, нужно иметь в виду, что стоимость подарков не входит в основную налоговую базу. К основной налоговой базе у удаленщика относятся выплаты в рамках трудовых отношений, которые облагаются НДФЛ по пятиступенчатой шкале.

А стоимость подарков относится к так называемой пассивной НДФЛ-базе (вместе с дивидендами, процентами по вкладам и др.). И с таких доходов работодатель должен исчислять НДФЛ по двухступенчатой шкале: 13% с доходов до 2,4 млн руб. за год и 15% с доходов свыше 2,4 млн руб. за год.

Складывать основную и пассивную базы работодатель не должен. Также не будет делать это и ИФНС.

Справка

К основной базе у дистанционного работника относятся такие доходы: зарплата, премии, северные надбавки, районные коэффициенты, командировочные, отпускные, больничные, матпомощь, возмещение расходов, связанных с использованием сотрудником для работы собственного или арендованного оборудования, программно-технических средств (35 руб. за рабочий день без документов либо в размере документально подтвержденных расходов), компенсация за задержку зарплаты, выплаты при увольнении.