Табель учета рабочего времени: разбираем типичные ошибки при его заполнении

Ошибка 1. Неправильно отмечены нерабочие праздничные дни

Ситуация. Работнику предоставляется ежегодный отпуск, на период которого попадает нерабочий праздничный день (к примеру, 4 ноября — День народного единства). В табеле кадровик (бухгалтер) этот день отметил кодом «ОТ» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

В чем ошибка. Нерабочие праздничные дни в дни отпуска не входят, а значит, применение кода «ОТ» недопустимо. Более того, эта ошибка может привести к неправильному начислению отпускных, так как нерабочие праздничные дни не оплачиваются, а вы, ориентируясь на табель, можете сделать наоборот. Но даже если этого не произойдет и отпускные будут рассчитаны правильно, то противоречие между табелем и начислениями останется. Это может всплыть при проверке.

Как правильно. В табеле нерабочий праздничный день нужно обозначить как выходной — кодом «В» (или цифровым кодом «26»). При этом обычные выходные, выпадающие на время отпуска, обозначают кодом «ОТ». Ведь выходные дни входят в дни отпуска и оплачиваются в составе отпускных.

Ошибка 2. Не отмечено сокращение рабочего дня перед праздником

Ситуация. Сотрудник накануне нерабочего праздничного дня отработал 7 часов. В табеле этот день отмечен кодом «Я» — явка, а в нижней строке указана «восьмерка», то есть 8 часов работы.

В чем ошибка. По закону в предпраздничный день работников следует отпускать на час раньше независимо от того, сколько часов они работают по графику. Если сократить смену нельзя (например, в непрерывно действующих организациях), переработку нужно компенсировать. Следовательно, если указать «восьмерку» вместо «семерки», то в табеле будет отражена недостоверная информация, что недопустимо.

К слову, если компания не сокращает рабочий день перед праздником, то лишний час считается сверхурочным и подлежит оплате в повышенном размере.

Как правильно. Предпраздничный рабочий день в табеле отмечайте кодом «Я» (или цифровым кодом «01») и проставляйте 7 часов.

Ошибка 3. Не указано, что сотрудник в командировке отдыхал в выходной день

Ситуация. Работник направлен в продолжительную командировку, которая длится более недели и захватывает не только рабочие, но и выходные дни. В табеле весь период поездки отмечен кодом «К» — служебная командировка.

В чем ошибка. Средний заработок за командированным сотрудником сохраняют только в дни, когда он работал, а суточные нужно выплачивать за все дни поездки — и за рабочие, и за выходные. Поэтому просто указать код «К» недостаточно. Так не видно, за какие дни следует выплатить суточные без сохранения среднего заработка.

Как правильно. Дни отдыха в командировке отмечайте двойным кодом «К/В» (или цифровым кодом «06/26»).

Ошибка 4. Не указано, что сотрудник в командировке работал в выходной день

Ситуация. Работник направлен в командировку, где в некоторые выходные дни привлекался к работе по приказу работодателя. В табеле проставлен код «К».

В чем ошибка. Каждый час работы в выходной день в командировке оплачивается не менее чем в двойном размере либо в одинарном, но с отгулом в будущем. Исключение — те, у кого срочный трудовой договор до 2 месяцев: им положена только двойная оплата. В целях оплаты работы в выходной день или предоставления дополнительного времени отдыха работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности дополнительной работы каждого работника.

Как правильно. Обозначайте в табеле работу в выходные дни в командировке, в течение которых сотрудник работал, следующим образом:

•либо кодом «РВ» (или цифровым кодом «03») — работа в выходной;

•либо кодом «К» (или цифровым кодом «06») и дополнительно «РВ» (или цифровым кодом «03»).

В нижней графе пропишите, сколько часов в выходной день трудился работник.

Ошибка 5. Обучение в другом городе обозначено как командировка

Ситуация. Работник повышает свою квалификацию с отрывом от производства в другом городе. В табеле время отсутствия отмечено кодом «К».

В чем ошибка. Когда работодатель решает направить работника на повышение квалификации с отрывом от работы в другую местность, то, как правило, он и оплачивает это обучение. Более того, он еще и компенсирует командировочные расходы. Однако оплата командировочных расходов не делает поездку командировкой.

Во время обучения сотрудник не выполняет свою обычную трудовую функцию, он учится, в то время как в командировке он остается исполняющим свои рабочие обязанности. К тому же учеба не считается служебным заданием, поэтому и поездка работника на обучение не является командировкой как таковой.

Как правильно. Период обучения работника обозначьте в табеле кодом «ПМ» (или цифровым кодом «08») — повышение квалификации в другой местности.

Ошибка 6. Не уточнена причина отсутствия сотрудника на работе

Ситуация. Работник в течение нескольких дней не выходил на работу. В табеле эти дни отмечены кодом «НН» — неявка по невыясненным причинам. После возвращения в офис работник написал объяснительную, но уважительных причин отсутствия в ней не указал. Как итог — установлен факт прогула, но в табеле все оставили как было.

В чем ошибка. Код «НН» предусмотрен для случаев, когда работник отсутствовал на рабочем месте и у работодателя нет документов о причинах его отсутствия. В целом в рассмотренной ситуации так все и было, поэтому первоначальное проставление этого кода оправданно. Однако позднее, когда выяснилось, почему сотрудник не вышел на работу, нужно было исправить этот код на актуальный.

Как правильно. В табеле дни прогула должны быть отмечены кодом «ПР» (или цифровым кодом «24»). Без такой отметки вы не сможете привлечь работника к дисциплинарной ответственности за прогул.

Ошибка 7. Некорректно отражен ненормированный рабочий день

Ситуация. Некоторым сотрудникам организации установлен ненормированный рабочий день (НРД). В табеле всем сотрудникам и с ненормируемым, и с нормируемым рабочим днем указывается 8 часов.

Говоря о ненормируемом рабочем дне, напомним, что работникам, трудящимся в таком режиме, положен дополнительный оплачиваемый отпуск

В чем ошибка. Законодательство, определяя обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, не делает исключения для работы в условиях ненормированного рабочего дня. Следовательно, если сотрудник работает в таком режиме, то в табеле работодатель обязан отражать фактически отработанные работником часы.

К тому же труд в режиме НРД не считается сверхурочным, если носит эпизодический характер. Подтвердить эпизодичность привлечения работника к режиму НРД может только учет переработки.

Пригодится документальное подтверждение переработок и в случаях, когда необходимо точно установить факт присутствия сотрудника на работе (например, несчастный случай на производстве), — при трудовых спорах и т. д.

Как правильно. Специальный код для отражения в табеле учета рабочего времени при НРД не установлен. Поэтому вы можете включить в форму табеля самостоятельно разработанный код, например буквенный код «НРД». В нижней строке указывайте реальные часы, которые отработал сотрудник.

Ошибка 8. Поставлена «восьмерка», когда сотрудника полдня не было на работе

Ситуация. Сотрудник отпросился с работы пораньше. При этом неформально договорился с работодателем, что отработает время отсутствия в другой день. В табеле день ухода пораньше и день отработки отмечены кодом «Я», в нижней строке указаны «восьмерки».

В чем ошибка. Отработка периода отсутствия законодательством не предусмотрена. А потому, если работника заставить отрабатывать часы, на которые он отпросился, это будет считаться уже сверхурочной работой, которую нужно оформлять и оплачивать по всем правилам. Иначе это прямое нарушение трудового законодательства.

К тому же при указанном оформлении табеля вы отразите недостоверную информацию: сначала как отработанные часы будет отражено время отсутствия на работе, а после, наоборот, не отражен период работы.

Как правильно. Отпуская работника в рабочее время по своим делам, фиксируйте это документально. Например, на время отсутствия работнику можно оформить «часовой» отпуск за свой счет. В табеле это отразится так:

•часы отпуска отмечайте кодом «ДО» (или цифровым кодом «16») — отпуск без сохранения зарплаты;

•отработанные часы — кодом «Я» (или цифровым кодом «01»).

Еще вариант — работнику можно временно изменить режим рабочего времени (трудоемко, но возможно). Например, установить, что в день, когда ему нужно отлучиться, он трудится 6 часов (с 09.00 до 16.00 с обедом), а в другой день — 10 часов (с 09.00 до 20.00 с обедом). В табеле в таком случае отразите отработанные в каждый рабочий день часы.

Ошибка 9. Отгул отмечен как отпуск

Ситуация. У сотрудника есть неиспользованные отгулы за работу в выходные, которые он присоединил к отпуску. В табеле весь период отсутствия отмечен кодом «ОТ».

В чем ошибка. Код «ОТ» в табеле требует начисления отпускных, но в указанной ситуации делать это нельзя. Дни отгула днями отпуска не являются, поэтому за них отпускные не выплачивают.

Как правильно. В табеле отгулы за работу в выходной или нерабочий праздничный день отмечают кодом «НВ» (или цифровым кодом «28») — дополнительные выходные дни.

Ошибка 10. Совместителю на период отпуска поставлены разные коды

Ситуация. Работнику, который трудится как внутренний совместитель, на период ежегодного отпуска по основному месту работы в табеле проставлен код «ОТ», а по совместительству — код «Я».

В чем ошибка. Внутреннему совместителю отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (даже если он отработал по совместительству меньше 6 месяцев). Поэтому кода «Я» в табеле быть не должно.

Более того, если явка проставлена в документе не из-за невнимательности кадровика (бухгалтера), а потому, что работник ушел в отпуск по основному месту работы, но по совместительству продолжил работать удаленно, то проверяющие могут уличить работодателя в нарушении права работника на отдых. Ведь в таком случае во время отпуска он полноценно не отдыхает. А отпуск для того и нужен, чтобы работник восстановил свои силы и сохранил здоровье.

Как правильно. Оформляйте отпуск и по основному месту работы, и по совместительству на одно и то же количество дней. Если на работе по совместительству у работника не хватает неиспользованных дней оплачиваемого отпуска, то, чтобы сравнять продолжительность отпусков, предоставьте ему оплачиваемый отпуск авансом или предложите взять отпуск без сохранения зарплаты. Период отпуска отмечайте в табеле:

•по основной должности — кодом «ОТ» (или цифровым кодом «09»);

•по должности совместителя — кодом «ОТ» (или цифровым кодом «09»), если отпуск оплачиваемый, и/или кодом «ДО» (или цифровым кодом «16»), если предоставлен отпуск за свой счет.

Ошибка 11. Не указан код для сверхурочной работы

Ситуация. Работник в свой обычный рабочий день отработал сверхурочно еще 2 часа по приказу работодателя. В табеле этот день отмечен кодом «Я» и «восьмеркой».

В чем ошибка. В табеле указаны неполные сведения: стоит только код работы в дневное время, а кода для сверхурочной работы нет.

Как правильно. На основании приказа о привлечении к сверхурочной работе в табеле проставляются: в первой строке — код «С» (или цифровой код «04») — сверхурочная работа, во второй строке — количество отработанных часов. То есть в рассмотренной ситуации табель должен быть заполнен следующим образом: в первой строке — «Я/С», а во второй —«8/2».

Ошибка 12. Не тем кодом отмечен медосмотр, пройденный в выходной день

Ситуация. Работник был направлен на обязательный медосмотр в выходной. В табеле этот день отмечен кодом «МО» — медосмотр.

В чем ошибка. В табеле время прохождения обязательного медосмотра отражается с помощью самостоятельно введенного работодателем кода. Чаще всего используют код «МО». Однако применение этого кода оправданно, только если работник проходит обследование в рабочее время.

Если работник проходит медосмотр в выходной день, то считается, что он исполняет поручение работодателя в свой день отдыха, то есть тогда, когда он свободен от исполнения трудовых обязанностей. А раз так, то направление работника на медосмотр должно производиться по тем же правилам, что и привлечение к работе в нерабочие дни. И соответственно, по тем же правилам оплачиваться. Это должно быть видно из табеля.

Как правильно. Время прохождения медосмотра в выходной день отмечайте кодом «РВ» (или цифровым кодом «03»). В нижней графе прописывайте фактическое количество часов медосмотра.

Как внести исправления в табель учета рабочего времени

Логично, что если сведения в табеле неполные, ошибочные или они изменились после уточнения обстоятельств, то в табель нужно внести исправления. Как это сделать? Установленного порядка нет, но на практике используют два способа.

Способ 1. Оформить корректирующий табель (целесообразно, если исправлений много). Это новый табель, в котором делают пометку о том, что он «корректирующий». Обозначить этот факт можно, к примеру, в графе «номер документа» через дробь после номера (например, буквенным обозначением «корр.»). Далее в документ вносят верные данные. Дублировать всю информацию из первоначального табеля не нужно, достаточно указать информацию по работникам, в отношении которых нужно внести исправления. В конце табель должно подписать лицо, ответственное за его ведение.

Способ 2. Внести исправления напрямую в первоначальный табель (целесообразно, если исправлений мало). Неверные данные зачеркивают одной чертой и над зачеркнутым текстом пишут правильный. Далее вносят надпись «Исправлено» и дату исправления, ставят подпись лица, ответственного за ведение табеля, с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Какой бы из предложенных вариантов вы ни выбрали, приказ об исправлении табеля издавать не нужно. Исключение — это предусмотрено вашими ЛНА.

И помните, что внести исправления нужно как можно скорее после обнаружения некорректных сведений. И тогда, возможно, удастся не допустить ошибок в расчетах с работниками. А если избежать этого не удастся, то чем быстрее вы передадите правильные сведения в бухгалтерию, тем скорее там сделают перерасчет выплаченных сумм. Это поможет снизить размер компенсации за задержку выплат.

* * *

Ошибки в табеле контролирующие органы могут расценить как ненадлежащий учет рабочего времени и нарушение ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Если это произойдет, вас могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства. Если из-за ошибок работник не получит или получит не в полном объеме полагающиеся ему выплаты, то не исключено, что вас оштрафуют еще и за неполную выплату зарплаты.