Обязательно ли вести личные карточки работников

Напомним, что по правилам, действовавшим до 01.09.2021, ведение работодателем личных карточек работников было обязательным (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А тот порядок ведения и хранения трудовых книжек, который действует с 01.09.2021 (утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н), не требует от работодателей обязательного ведения личных карточек работников. Соответственно, в настоящее время работодатель вправе сам решать, вести ему такие карточки или нет (Письмо Минтруда России от 24.12.2021 N 14-6/В-1487).

Форма Т-2: бланк

Порядок применения

После подписания формы Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" сотрудник отдела кадров оформляет на нового работника личную карточку по унифицированной форме Т-2, которая содержит основные сведения о работнике. В вышеупомянутом Постановлении Госкомстата содержатся инструкции по применению и заполнению данных форм.

Заполнение личной карточки работника по форме Т-2

Для заполнения личной карточки работника сотрудник отдела кадров должен запросить у работника следующие документы:

• Паспорт
• ИНН
• СНИЛС
• Диплом об образовании
• Трудовую книжку
• Военный билет

В верхнем правом углу форма содержит два кода – код по ОКУД, который всегда заполнен значением «0301002», и код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), который необходимо указать вместе с полным официальным наименованием организации. В шапке документа также указываются дата открытия карточки и табельный номер нового сотрудника.

В основной части карточки указываются ИНН, СНИЛС работника, первая буква его фамилии (столбец «Алфавит»), характер и вид работы и пол работника.

Общие сведения

В данном разделе в поле «Договор» необходимо указать дату подписания и номер трудового договора, заключенного с данным сотрудником.

Далее указываются фамилия, имя и отчество сотрудника полностью.

В поле «Дата рождения» необходимо прописать дату в формате «1 февраля 1980 г.», а в поле кода – в формате «01.02.1980». Но если вы, к примеру, в поле «Дата рождения» укажете дату в другом формате, а в поле кода не укажете ее вовсе, ничего страшного не случится.

При указании места рождения следует вносить наименование административной единицы в определенном формате (г., дер., кр., окр., обл. и т.д.), а код определяется в соответствии с Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОКАТО).

В графе «Гражданство» необходимо указать наименование страны полностью и выбрать код на основании Общероссийского классификатора информации о населении (ОКИН) (РФ – 1, двойное гражданство – 2 (с указанием стран), гражданство другой страны – 3 (с указанием страны), без гражданства – 4).

На основании того же Классификатора кодируется уровень владения работником иностранными языками в графе «Знание иностранного языка», при этом код состоит из кода языка и степени владения (код страны по ОКИН, далее: читаю и перевожу со словарем – 1, читаю и могу объясняться – 2, владею свободно – 3).

В графе «Образование» необходимо указать образование и прокодировать его, используя ОКИН (начальное – 02, основное общее – 03, среднее общее – 07, начальное профессиональное – 10, среднее профессиональное – 11, неполное высшее – 15, высшее – 18, послевузовское образование (ординатура, аспирантура, адъюнктура, докторантура) – 19). Данный раздел заполняется на основании документа, подтверждающего образование (аттестат, диплом). В таблице графы 6 указываются наименование образовательного заведения, документ об образовании, его серия и номер, год окончания заведения, квалификация (бакалавр, магистр или специалист), наименование направления (для бакалавров и магистров) или специальности (для специалистов) и код по Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Далее для послевузовского профессионального образования следует указать код по ОКИН и заполнить таблицу с информацией по наименованию учебного заведения, документу об образовании, году окончания заведения, направлению или специальности и код ОКСО.

В графе «Профессия» указывается основная и прочая профессии с кодами по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Графа «Стаж работы» заполняется на основании трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности).

В графе «Состояние в браке» указывается (никогда не состоял (не состояла) в браке – 1, состоит в зарегистрированном браке – 2, состоит в незарегистрированном браке – 3, вдовец (вдова) – 4, разведен (разведена) – 5, разошелся (разошлась) – 6).

В таблице с данными о составе семьи указываются отец, мать, дети, родные братья и сестры (общая мать или отец), супруги, их полные имена и год рождения.

Далее указываются паспортные данные, адрес по паспорту и фактический адрес, дата последней регистрации и контактный телефон работника.

Сведения о воинском учете

Данный раздел заполняется на основании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву.

Графа «Категория запаса» заполняется, только если работник проходил воинскую службу и не является офицером.

Графа «Воинское звание» заполняется в соответствии с данными в военном билете.

Графа «Состав (профиль)» отражает профиль военной службы, например, «солдат», «матрос» и т.д.

Графа «Полное кодовое обозначение ВУС» заполняется шестизначным кодом или шестизначным кодом и буквой, указанными в военном билете или удостоверении.

Графа «Категория годности к военной службе» заполняется буквой от А до Д.

Графа «Наименование военного комиссариата по месту жительства» заполняется на основании последней записи в вышеуказанных документах.

Графа «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом.

Графа «Отметка о снятии с воинского учета» заполняется в случае достижения работником предельного возраста для нахождения в запасе или в случае признания негодным к службе.

В последующих разделах унифицированной формы Т-2 заполняются таблицы на основании данных, полученных в ходе осуществления сотрудником трудовой деятельности.

Личная карточка работника по форме Т-2: образец