2 ступени к увольнению исчезнувшего работника

ТК РФ не предусматривает особых правил для случая, когда работник несколько дней или более длительный период не является на работу и не выходит на связь. Его работа простаивает, работодатель в замешательстве, потому что неясно, искать самого пропавшего сотрудника или замену ему и можно ли избавиться от прогульщика. Для разрешения ситуации важно предпринять следующее.

Зафиксируйте неявку сотрудника на работу

Неявка на работу — это отсутствие сотрудника на рабочем месте, то есть в месте, где он должен находиться или куда ему нужно прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

У неявки могут быть уважительные или неуважительные причины. Если без уважительных причин человек отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности или более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены), то это прогул. То есть дисциплинарное нарушение, за которое можно наказать работника вплоть до увольнения.

Независимо от причин неявки сотрудника вы должны зафиксировать ее факт. Во-первых, в табеле учета рабочего времени:

•пока вы не знаете, почему человека нет на месте, указывайте ежедневно в рабочие дни отсутствие по невыясненным обстоятельствам — «НН» или «30»;

•когда выясните причину, исправите в табеле этот код на более подходящий, например прогул «ПР» или «24».

Во-вторых, в первый же день отсутствия человека на работе составьте акт об этом с подписями не менее двух свидетелей. Можно дополнительно подтвердить отсутствие сотрудника показаниями электронной пропускной системы. Акт составьте так.

Акт об отсутствии на рабочем месте

г. Солнечногорск

30.03.2026

Время составления акта: 18 ч 00 мин

Сегодня, 30.03.2026, в 18 часов 00 минут в цехе № 2 ООО «Витраж», расположенного по адресу: г. Солнечногорск, ул. Баранова, 18, начальник производственного отдела Павлов Мирон Вадимович, оператор станка Николаев Роман Павлович, менеджер по персоналу Вахрушина Евгения Петровна зафиксировали факт отсутствия оператора станка Сергеева Ивана Михайловича на своем рабочем месте — в цехе № 2 ООО «Витраж» — в течение всего рабочего дня 30.03.2026 (с 9 часов 00 минут до 18 часов 00 минут).

Дополнительно в 17 часов 55 минут 30 марта 2026 г. нами проведена проверка данных электронной пропускной системы ООО «Витраж». Установлено, что по состоянию на указанное время вход Сергеева И.М. на территорию ООО «Витраж» не зафиксирован.

На момент составления настоящего акта не поступало сведений о причинах отсутствия Сергеева И.М. на работе.

В связи с отсутствием Сергеева И.М. на рабочем месте он не ознакомлен с настоящим актом. Акт будет направлен Сергееву И.М. по почте.

Начальник производственного отдела

М.В. Павлов

Оператор станка

Р.П. Николаев

Менеджер по персоналу

Е.П. Вахрушина

Составляйте такие акты регулярно хотя бы раз в неделю за весь период отсутствия работника до момента, пока не выясните причину отсутствия. Дополняйте каждый акт выписками из табеля учета рабочего времени за неделю. Фиксация неоднократности прогулов поможет вам доказать тяжесть проступка сотрудника, которую, как известно, необходимо учитывать при выборе дисциплинарного наказания.

Имейте в виду, если не зафиксировать отсутствие работника в табеле и в акте, то свое увольнение за прогул он сможет оспорить в суде. И взыскать оплату за период вынужденного прогула.

Зафиксируйте причины неявки на работу

Для этого действуйте так.

Шаг 1. Направьте работнику запрос о причинах его отсутствия на рабочем месте. Прежде всего это должен быть письменный документ, отправленный почтой заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам исчезнувшего сотрудника.

Ваш письменный запрос может выглядеть так.

 

Оператору станка цеха № 2
Сергееву Ивану Михайловичу

Запрос о предоставлении объяснений причины отсутствия на рабочем месте

Уважаемый Иван Михайлович, просим Вас в течение 2 рабочих дней со дня получения Вами настоящего запроса в соответствии со ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации представить в отдел кадров ООО «Витраж» письменное объяснение по факту Вашего отсутствия на рабочем месте в период с 30 марта по 14 апреля 2026 г.

В соответствии с ч. 2 ст. 193 ТК РФ непредставление работником объяснения не является препятствием для применения к нему дисциплинарного взыскания.

Просим расписаться в прилагаемых экземплярах актов об отсутствии на рабочем месте в знак ознакомления с ними.

Менеджер по персоналу

Е.П. Вахрушина

14.04.2026

Приложения:
Акт об отсутствии на рабочем месте от 30.03.2026 — 1 лист
Акт об отсутствии на рабочем месте от 06.04.2026 — 1 лист

Параллельно с направлением бумажного запроса можете пробовать связываться с работником любыми другими способами — по телефону, по мессенджеру, по электронной почте. Отправляйте ему, например, телеграммы, СМС-сообщения и сохраняйте распечатки детализации звонков и СМС-сообщений. Но запрос, допустим, только по мессенджеру или по телефону, без направления бумажного документа, не будет считаться соблюдением процедуры привлечения к дисциплинарному взысканию.

Шаг 2. Зависит от того, как будут развиваться события.

Возможны такие ситуации.

Ситуация 1. Вы получили от вашего работника объяснение в письменном виде. Оцените причину отсутствия на работе, указанную сотрудником. Если она видится вам уважительной и работник представил подтверждающий ее документ, то нельзя расценивать отсутствие как прогул и уволить человека. Как правило, с учетом закона и судебной практики уважительными причинами длительного отсутствия можно признать:

•болезнь сотрудника (пусть даже без больничного листа) или уход за больным членом семьи;

•прохождение военных сборов или внезапный отъезд в зону спецоперации;

•чрезвычайные ситуации, повлекшие транспортные проблемы (например, несвоевременное возвращение из отпуска или командировки в связи с отменой рейсов из-за топливной блокады или военных действий);

•использование отпуска по графику, если работодатель не уведомил работника о его начале и не издал приказ о его предоставлении.

Если причину отсутствия на работе вы считаете неуважительной, то вы вправе уволить прогульщика в порядке, о котором мы рассказываем здесь.

Для фиксации уважительности/неуважительности причин неявки на работу специального порядка законом не установлено. Рекомендуем решать этот вопрос комиссией из трех человек, созданной по приказу руководителя. Пусть комиссия оформит заключение о характере причин отсутствия сотрудника на работе.

Ситуация 2. Ваше письмо с запросом вернулось с отметкой о невручении. Продолжайте регулярно:

•составлять акты об отсутствии работника на рабочем месте, фиксировать неявки в табеле;

•отправлять работнику по почте запрос о даче пояснений отсутствия на работе. Возможно, одно из таких писем все же будет вручено адресату.

Не издавайте приказ об увольнении до выяснения причин отсутствия работника. Пока причина не установлена, вы не можете быть уверены, что работник именно прогуливает. Поэтому безопаснее дождаться выхода сотрудника на работу, выяснить причины его отсутствия и соблюсти процедуру применения дисциплинарного взыскания.

Финансовых потерь у вас нет, так как дни отсутствия сотрудника вы в любом случае не оплачиваете как отработанные.

Еще может быть, что вы не получили объяснения от работника, но у вас есть подтверждение того, что он ваш запрос получил. Например, сотрудник собственноручно расписался на уведомлении о вручении ему письма с запросом от вас. Тогда при поступлении к вам извещения с подписью работника о получении вашего письма отсчитайте еще 2 рабочих дня и по их прошествии составьте акт, в котором укажите:

•на получение работником вашего запроса с просьбой дать объяснения отсутствия на работе;

•на отказ сотрудника дать такие объяснения.

Но увольнять работника за прогул все же не рекомендуется, дожидайтесь его объяснений или его явки на работу и снова запрашивайте их.

* * *

Кстати, вы не обязаны разыскивать пропавшего работника. Но если есть намерение его уволить, приложите максимум усилий по его розыску. Например, свяжитесь с его родственниками, напишите заявление о розыске в полицию, регулярно уведомляйте его о необходимости дать объяснения причины отсутствия на работе, задействуйте все возможные каналы коммуникаций.

Возможно, тогда в случае спора с уволенным без получения его объяснений (ситуация 2) в суде удастся установить злоупотребление правом со стороны работника. Иногда суды видят:

•явные попытки уклонения сотрудника от получения запросов о причинах отсутствия;

•принятые работодателем «исчерпывающие меры для выяснения причин отсутствия».

И в связи с этим в восстановлении на работе человеку могут отказать.

КОКУРИНА Мирослава Александровна, ведущий эксперт