Как списать пришедшие в негодность запасы, не опасаясь штрафа

Причины списания материальных запасов

Запасами считаются активы компании, потребляемые, продаваемые или используемые в течение периода не более 12 месяцев. К запасам относятся, в частности, сырье, материалы, запчасти, инструменты, спецодежда, приобретенные для продажи товары, готовая продукция, покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия, топливо. Запасы списываются, как правило:

•при продаже;

•при выбытии по иным причинам (в результате безвозмездной передачи, внесения в уставный капитал, хищения, пожара, наводнения и пр.);

•при невозможности получения экономических выгод от дальнейшего их использования или продажи (например, ввиду порчи, истечения срока годности, устаревания).

То есть морально устаревшие, испорченные, с истекшим сроком годности запасы компания также вправе списать.

Запасы испорченные, просроченные, устаревшие

Хранящиеся у вас товарно-материальные ценности могут превратиться в неликвид — они могут испортиться из-за неправильного хранения и/или у них может закончиться срок годности. Срок годности обязательно устанавливают на продукты питания, парфюмерно-косметические товары, медикаменты, товары бытовой химии и иные подобные товары. По его истечении товар считается непригодным для использования по назначению. Продавать товары по истечении установленного срока годности запрещено.

Одна из причин, по которым товары могут стать непригодными для использования по прямому назначению, — истечение срока их годности. Такая неприятность может произойти, например, с медикаментами

Испорченные и просроченные продукты питания необходимо изъять из обращения и списать по причине:

•или уничтожения;

•или утилизации (использования не по прямому назначению, переработки) с целью изготовления, например, корма для животных или удобрений.

Производственные и товарные запасы также могут устаревать морально, то есть длительное время не использоваться и/или не реализовываться. Например, из-за отсутствия спроса на них, по причине появления идентичных запасов с лучшими качественными характеристиками или из-за прекращения выпуска продукции, для которой запасы предназначены. В этом случае в процессе затянувшегося хранения часто ухудшается качество запасов, они теряют свой товарный вид.

Какими документами оформить списание непригодных запасов

Если непригодные запасы уже обнаружены, можно создать комиссию и на основании заключения и акта комиссии списать испорченные запасы.

Для выявления запасов, непригодных для дальнейшего использования или реализации, надо провести инвентаризацию. В приказе на проведение инвентаризации укажите, какое имущество подлежит инвентаризации, а также ее причину. В остальном приказ оформляется так же, как на ежегодную инвентаризацию. После проведения инвентаризации оформите ее результаты:

•инвентаризационными описями или актами инвентаризации, сличительными ведомостями (описью по форме № ИНВ-3, актом по форме № ИНВ-4, ведомостью по форме № ИНВ-19 или документами по самостоятельно разработанным формам, например актом выявления неликвидных запасов). Документы должны содержать все необходимые данные, перечисленные в п. 31 ФСБУ 28/2023;

•приказом руководителя о списании неликвидных запасов.

Комиссия, состоящая из материально ответственных лиц, должна установить факт:

•непригодности запасов для дальнейшей реализации/использования и причину;

•отнесения их к классу опасности для окружающей среды (например, пищевые отходы обычно относятся к IV, V классам опасности).

На основании заключения комиссии руководитель должен издать приказ о списании продукции и ее утилизации/уничтожении. Приказ может быть, например, таким.

Приказ № 12

г. Москва

24.03.2026

О списании и утилизации материальных ценностей

В связи с непригодностью запасов и невозможностью их дальнейшего использования в организации, в соответствии с заключением постоянно действующей инвентаризационной комиссии от 12.01.2026

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Инвентаризационной комиссии:
— подготовить акт о списании запасов;
— проконтролировать передачу запасов на утилизацию и представить в бухгалтерскую службу подтверждающие документы.

2. Кладовщику Сидорову П.Н. передать списанные запасы на утилизацию специализированной организации.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Алехину А.Н.

Срок выполнения настоящего приказа — до 31.03.2026.

Основание: заключение постоянно действующей инвентаризационной комиссии по списанию материальных ценностей от 24.03.2026.

Списать неликвидные запасы надо на основании акта о списании, составленного комиссией и утвержденного руководителем. Например, акт на списание испорченных запасов может выглядеть так.

«УТВЕРЖДАЮ»

 

 

Генеральный директор ООО «Альфа»
А.И. Иванов

24.03.2026

 

Акт
о списании материалов

№ п/п	Наимено­вание материала	Ед. изм.	Кол-во	Цена, руб.	Сумма, руб.	Причина списания
1	Ковролин	пог. м	100	750	75 000	Появление складок и заломов

Всего по настоящему акту выявлено испорченных материальных ценностей на сумму 75 000 (семьдесят пять тысяч) руб.

Виновные лица не установлены. Материальные ценности подлежат утилизации.

Заключение комиссии: списать материальные ценности в связи с их непригодностью для дальнейшего использования и передать на утилизацию.

Председатель комиссии:

инженер

С.И. Альтов

Члены комиссии:

менеджер

Н.А. Петров

бухгалтер

А.В. Маркина

Материально ответственное лицо:

кладовщик

П.Н. Сидоров

Если класс опасности невысокий (например, V класс), привлечение специализированной организации для утилизации/уничтожения запасов не требуется, можно это сделать самостоятельно. В этом случае нужно составить акт утилизации запасов. В нем, кроме основных реквизитов, укажите ф. и. о. и должность ответственного лица, в присутствии которого проведена утилизация запасов, основание для проведения утилизации (реквизиты акта выявления неликвидных запасов, способ, дату и место утилизации), а также указание на то, что утилизация проведена надлежащим образом, в полном объеме и что в результате утилизации никаких материальных ценностей не образовалось и в распоряжение организации не поступило.

Справка

Отходы, которые имеют I—IV классы опасности, должны утилизировать/уничтожать только специализированные организации с соответствующей лицензией. Степень опасности определяется в соответствии с Приказом Минприроды от 31.03.2025 № 158.

При утилизации могут оставаться отдельные элементы, пригодные к дальнейшему использованию. Тогда в акте надо перечислить, какие именно остатки утилизованных материалов сохранились, и указать ответственное лицо, их принявшее.

При передаче непригодных запасов сторонней организации для дальнейшей утилизации или уничтожения заключается договор оказания услуг по вывозу и утилизации, акт приема-передачи запасов на утилизацию, акт приема-передачи оказанных услуг (если утилизация произведена специализированной организацией или организацией, в дальнейшем использующей запасы).

Если перед утилизацией проводилась экспертиза, потребуется заключение экспертизы о возможности проведения утилизации.

Налогообложение списания непригодных запасов

НДС. Восстанавливать НДС при списании материалов, которые непригодны для дальнейшего использования, не нужно. Налоговым кодексом такая обязанность не предусмотрена, и проверяющие это подтверждают. При этом не имеет значения, на каком основании они были списаны (из-за порчи, истечения срока годности или др.). Важно, что приобретены они были для деятельности, которая облагается НДС. А тот факт, что их не смогли использовать непосредственно в этих операциях, значения не имеет.

Налог на прибыль. Порядок налогового учета списания неликвидных запасов зависит от причины их списания.

Если запасы испорчены по естественным причинам в процессе хранения и транспортировки, то их стоимость можно включить в материальные расходы в пределах норм естественной убыли. Нормы утверждаются отраслевыми ведомствами по согласованию с Минэкономразвития.

Если количество испорченных запасов превышает нормы естественной убыли или такие нормы для них не установлены, то их стоимость в расходах не учитывается.

Если в порче запасов виноват ваш сотрудник, то их стоимость надо списать во внереализационные расходы:

•или на дату, когда сотрудник добровольно признал ущерб, подписав согласие на его возмещение;

•или на дату, когда вступило в силу решение суда о взыскании ущерба с сотрудника.

Сумма ущерба, признанная сотрудником или присужденная судом, учитывается как внереализационный доход.

Стоимость просроченных запасов, а также расходы на их утилизацию включаются в прочие или во внереализационные расходы, если:

•правильно оформлены документы об утилизации;

•материальные ценности приобретались для предпринимательской деятельности;

•обязанность утилизации/уничтожения конкретных просроченных запасов предусмотрена законодательством.

Если вы не готовы к спорам с налоговиками, учитывать в «прибыльных» или «упрощенных» расходах стоимость морально устаревших запасов не стоит

Учет в расходах стоимости морально устаревших запасов налоговым законодательством не предусмотрен. И по ранним разъяснениям Минфина, делать это нельзя. В противном случае споров с проверяющими не избежать.

УСН с объектом «доходы минус расходы». Поскольку перечень «упрощенных» расходов теперь открытый, учесть стоимость непригодных запасов можно в порядке, установленном гл. 25 НК РФ для «прибыльных» целей.

Стоимость просроченных запасов и затраты на их утилизацию/уничтожение учтите в расходах на УСН как иные расходы по правилам для налога на прибыль. Если стоимость материалов вы уже учли в составе материальных расходов (списали после принятия материалов к учету и оплаты поставщику), то расходы можно не корректировать.

Испорченные запасы учитываются в «упрощенных» расходах так же, как и по налогу на прибыль, то есть в пределах норм естественной убыли. Стоимость запасов сверх норм естественной убыли, а также при отсутствии утвержденных норм в УСН-расходах не учитывается. Если стоимость испорченных запасов вы ранее уже списали в полной сумме в расходы (после принятия запасов к учету и оплаты поставщику), то расходы сверх норм естественной убыли придется восстановить.

Если запасы испортил сотрудник, то возмещение ущерба признается доходом на дату его получения от сотрудника или удержания из его зарплаты. А стоимость испорченных по вине сотрудника ценностей, так же как и в «прибыльных» целях, учитывается в «упрощенных» расходах полностью.

Стоимость морально устаревших запасов учитывать в УСН-расходах так же, как и по налогу на прибыль, рискованно. Если вы это сделаете, вероятнее всего, вам придется отстаивать свою позицию в спорах с проверяющими.

Бухучет списания непригодных запасов

В бухучете при списании непригодных запасов могут быть следующие проводки.

Стоимость расходов, связанных с утилизацией/уничтожением непригодных запасов, также является прочими расходами и отражается такими бухгалтерскими проводками.

* * *

Документы на списание непригодных запасов и их утилизацию/уничтожение хранить надо как минимум 5 лет. Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом, в котором документ использовался последний раз (например, для подтверждения расходов). Если срок хранения документов еще не истек, а они отсутствуют, то организации грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.