НДФЛ-база в виде РК и ПН с больничных: цена вопроса

С 01.01.2026 выплаты, рассчитанные исходя из среднего заработка с учетом РК и ПН, нужно делить на две налоговые базы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам: по основной и по льготной «северной». Формально это требование распространяется и на пособия по больничным, в том числе и за оплачиваемые работодателем первые 3 дня. Но у работодателя нужных для его выполнения данных зачастую нет. Что будет, если все пособие включать в основную НДФЛ-базу?

Слишком много неизвестных

Рассчитать пособие за первые 3 дня больничного работодатель обязан исходя из суммы среднего заработка, которую сообщил СФР. Но Фонд не выделяет из нее часть, приходящуюся на РК (районный коэффициент) и ПН (процентную надбавку). У него просто нет этих данных: в отчетности страхователей, из которой Фонд берет суммы облагаемых взносами выплат для исчисления среднего заработка, «сидящие» в них суммы РК и ПН отдельно не указываются.

Зачастую нет таких данных и у работодателей. Ведь в те 2 года, за которые рассчитывается средний заработок, работники могли:

•трудиться у других работодателей — одного или нескольких, причем, возможно, в другом регионе с другим РК или вовсе без РК;

•получать на других местах работы включаемые в расчет среднего заработка выплаты, к которым не применяются РК и ПН, например облагаемую взносами матпомощь.

Из-за этого возникает вопрос: а должны ли налоговые агенты вообще выделять налоговую базу в виде РК и ПН из больничных?

Официальных писем Минфина и ФНС пока нет. Есть упоминание о больничных применительно к «северной» двухступенчатой шкале ставок в сообщении Минфина о принятии поправок Госдумой. Есть утвердительный ответ на вопрос, выделять ли районный коэффициент для уплаты НДФЛ с больничных в 2026 г., в телеграм-канале ФНС. Так же ранее ответил нам и специалист ФНС.

С тем, что под действие новой нормы подпадают и больничные, трудно спорить. В 2025 г. НК требовал выделять в «северную» налоговую базу суммы РК и ПН только из доходов в виде оплаты труда, к которым пособие по больничному не относится. Новая норма дополняет это требование. И в ней говорится уже о выплатах, установленных законодательством и рассчитываемых исходя из среднего заработка. Пособие является такой выплатой.

Однако в НК не указано, как налоговым агентам выделять РК и ПН из больничных — по какой методике и, главное, с использованием каких данных. Иначе говоря, не установлен порядок определения «северной» налоговой базы в части РК и ПН с больничных как обязательного элемента налога. Нет и официальных разъяснений по этому вопросу от Минфина и ФНС. Возможно, вскоре они появятся. Но восполнить пробел в НК разъяснениями на уровне ведомств все равно невозможно.

В условиях неопределенности некоторые работодатели решают пока вовсе не выделять РК и ПН из больничных. И спрашивают: какие могут быть последствия, если потом инспекция сочтет это неправильным? Попробуем прикинуть цену вопроса.

Что может быть, если не выделять базу в виде РК и ПН из больничных и включать ее в основную базу

В пределах 2,4 млн руб. и основная, и «северная» налоговые базы облагаются по одинаковым ставкам — 13%. Но для них установлены разные КБК, которые нужно указывать в ЕНП-уведомлениях и в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ.

Из-за этого получится переплата налога по КБК 13%-й ставки пятиступенчатой шкалы и недоплата по КБК 13%-й ставки «северной» шкалы.

Пеней по такой недоплате не должно быть, если суммы НДФЛ уплачиваются вовремя и на ЕНС на сроки уплаты всех налогов имеется положительное сальдо (то есть нет недоимок по другим налогам). Штрафа за неверный КБК в уведомлениях не предусмотрено.

Предусмотрен штраф 500 руб. за каждый расчет 6-НДФЛ с недостоверными сведениями, к которым относится и указание в разделах 1 и 2 сумм налога и налоговой базы не с тем КБК. Однако оштрафовать налогового агента можно только тогда, когда есть его вина в нарушении. В рассматриваемом случае вины нет, поскольку у работодателя отсутствуют:

•необходимые для расчета «северной» базы данные о том, какая часть указанного в сообщении СФР среднего заработка относится к РК и ПН;

•полномочия для истребования и получения этих данных от каких-либо госорганов и лиц, например от работника или его прежних работодателей. А у тех, в свою очередь, нет обязанности такие данные вам предоставлять. Кроме того, расчет налога по льготной «северной» ставке на основании таких сторонних сведений не предусмотрен НК.

Заметим, что нет таких данных и у налоговых инспекций. Для того чтобы сделать перерасчет баз в рамках выездной или камеральной проверки, инспекторам придется их где-то запрашивать по каждому работнику, которому вы оплачивали первые 3 дня больничного.

После порога 2,4 млн руб. ставка для основной базы увеличивается до 15%, а для «северной» остается 13%, а после порога 5 млн руб. ставки становятся соответственно 18% (и так далее по пятиступенчатой шкале) и 15%.

И включение всей суммы больничного в основную базу будет уже приводить к излишнему удержанию НДФЛ у работника с части пособия за первые 3 дня, приходящейся на РК и ПН. В теории работник может пожаловаться в трудовую инспекцию на неполную выплату зарплаты. За это предусмотрена административная ответственность: предупреждение или штраф от 10 тыс. до 20 тыс. руб. для директора и штраф от 30 тыс. до 50 тыс. для организации. Однако и к административной ответственности тоже можно привлечь только при наличии вины в нарушении. А вины работодателя, как мы уже сказали, нет.

Более того, если выделять суммы РК и ПН из больничных по какой-то своей методике и исчислять с них НДФЛ по льготным «северным» ставкам, то впоследствии у инспекции будет повод предъявить претензии относительно неполного удержания и неуплаты НДФЛ по пятиступенчатой шкале. Ведь законодательно никаких правил, как мы сказали выше, не установлено, а на глазок налоговую базу не определяют. Напомним, что неудержанные суммы НДФЛ, выявленные при налоговой проверке, инспекция должна взыскать с налогового агента, а не с физлица.

* * *

Заметим, что в отдельных случаях вы можете располагать всеми данными для выделения из пособия части, которая приходится на РК и ПН. Например, в течение тех 2 лет, за которые рассчитывается средний заработок, работник получал выплаты только от вас. И напрашивается пропорциональный метод: сложить суммы РК и ПН за эти 2 года, посчитать их долю в общей сумме выплат, включаемых в средний заработок для пособий за 2 года, затем умножить на эту долю пособие за первые 3 дня. Полученную в результате сумму включить в «северную» налоговую базу по НДФЛ, а остальную часть пособия — в основную.

Однако, на наш взгляд, так стоит делать, если Минфин и/или ФНС официальным письмом поддержат такой подход, поскольку:

•во-первых, по законодательству работодатель обязан рассчитать пособие на основании именно той суммы среднего заработка, которую сообщил СФР, даже если технически сам имеет все данные для расчета. А в сообщении СФР районный коэффициент и процентная надбавка не выделены;

•во-вторых, такой подход приводит к неравному удержанию НДФЛ: у одних работников налог со всего пособия за первые 3 дня будет исчислен по пятиступенчатой шкале, у других с части пособия — по льготным «северным» ставкам.

Кроме того, СФР — тоже налоговый агент по НДФЛ с выплачиваемых им пособий и, скорее всего, из-за отсутствия данных для выделения из них РК и ПН станет относить их целиком к основной налоговой базе. Что тоже ставит вопрос о равенстве условий удержания НДФЛ из пособий, выплачиваемых Фондом и работодателями.